Управление проектами, Общие принципы Опции Поделиться

[KVZ]

Перечисленные разработки в теме "работы по роботизации..." содержат в большей степени большие проекты. Поэтому их реализация потребовала освоения технологии управления проектами. Причем под проектом понимается не только разработка документации, а полный цикл - от идеи до внедрения. Рассмотренный подход применим не только в технических сферах, но и для любого дела, подпадающего под понятие "проект".

Современные организационные структуры многих компаний претерпевают серьезные изменения. На усложнение внешней среды многие ученые и бизнес-консультанты предлагают ответить более активным использованием проектной организации. В соответствии с данным подходом группа сотрудников, временно объединенная для работы над конкретным проектом, становится основной бизнес-единицей предприятия. Подобный подход позволяет перераспределять ресурсы между приоритетными направлениями, формировать группы в зависимости от конкретных требований, определять четкие показатели результатов работы проектных групп и отдельных сотрудников.
Усложнение бизнес-среды уменьшает роль рутинных операций во всех отраслях, поэтому роль проектов должна увеличиваться. Увеличивается скорость, в которой меняются модели и модификации продукта, растет роль производства высококачественного продукта для конкретных заказчиков.
Рынок становится все более динамичным, более быстрым и менее предсказуемым. Из-за этого растет давление на предприятия, которые должны использовать свои ресурсы гибко и эффективно. Жизненные циклы продукта и циклы внедрения инноваций становятся короче, а давление рынков, ведущее к сокращению издержек или рационализации, усиливается. Информационные технологии также стремительно развиваются.
В соответствии с немецким стандартом DIN69901 предлагается следующее определение проекта:
Проект – это «план, который, как правило, характеризуется совокупностью исключительных условий, например, указанием цели, временными, финансовыми, кадровыми и другими ограничениями, отделен от других мероприятий. Предусматривается создание специальной организации для проведения проекта.»
Проект всегда единственный в своем роде и почти никогда не повторяется точно в такой же форме.
· Проект направлен на достижение определенной цели.
· Проект ограничен во времени, имеет начало и конец.
· Для осуществления проекта выделяются денежные средства.
· Назначаются лица из разных подразделений.
Каждый проект отделен от других проектов и имеет:
- руководителя проекта,
- заказчика,
- группу проекта, объединенную для реализации проекта.
Уникальность проекта обуславливается следующими факторами:
· наличие различных заказчиков,
· различие в составе групп для выполнения проектов,
· различный бюджет,
· различные сроки.
Несмотря на различия, каждый проект в своем развитии проходит одни и те же этапы:
· определение целей проекта;
· планирование проекта и решение о том, как он будет выполняться;
· реализация проекта и достижение его результатов;
· проверка соответствия результатов исходным целям и задачам;
· завершение проекта.
В группе участников проекта, кроме руководителя проекта, могут предусматриваться:
· финансист-контролер проекта;
· ответственный представитель заказчика;
· члены проектной группы;
· экспертная комиссия;
· комиссия по управлению проектом.
Планирование проекта основано на принципе деления крупных задач на более мелкие – декомпозиции проекта. Задачи проектного планирования:
· Структурировать проект и разделить его на частные задания и рабочие пакеты до получения полного списка задач, которые следует выполнить для успешного завершения проекта.
· Спланировать ход проекта и определить соотношение между заданиями и последовательность задач.
· Определить продолжительность и сроки проекта.
· Включить в план проекта персонал и материалы.
· Определить расходы на использование рабочей силы и материальные издержки.
· Сравнение с реально существующими ресурсами и корректировка плана.
· Предусмотреть резерв для снижения рисков проекта.
· Обеспечить финансирование проекта.
· Проверка осуществимости проекта
Целевая установка структурирования проекта состоит в том, чтобы все участники проекта получили представление о его комплексности, своих рабочих пакетах, требуемом для их выполнения времени, а также ответственности за выполняемые задания. При структурном планировании проекта преследуются следующие цели:
· Представить проект в целом
· Выявить неопределенные места
· Отделить друг от друга задания (частные задания и рабочие пакеты)
· Наглядно представить проект
· Добиться общего понимания проекта всеми его участниками
· Обеспечить основу для дальнейшего планирования
При этом, частное задание – это часть проекта, которая может подлежать дальнейшему делению в структурном плане проекта.
Рабочий пакет – это часть проекта, которая не подлежит дальнейшему делению в структурном плане проекта и может находиться на любом структурном уровне.
Рабочий пакет содержит следующую информацию:
· краткое описание поставленной задачи;
· ожидаемые после поставленной задачи результаты;
· ответственные за рабочие пакеты;
· точки пересечения с другими рабочими пакетами или проектами;
· действия и сроки;
· затрата времени (в нормо-часах), необходимого для выполнения рабочего пакета;
· подпись ответственного руководителя проекта и ответственного за рабочий проект.
Рабочим пакетам присваивается кодовый номер.
План последовательности процессов проекта представляется в виде сетевого графика или в таблично-гистограммном виде.
В проектах планируется выделение ключевых событий. Ключевое событие – это элемент общего процесса, описывающий переход к определенному состоянию проекта.
В качестве ключевых событий могут использоваться:
· окончание и начало проектной фазы;
· даты приемки и прочие сроки заказчика;
· контрольные сроки;
· решения;
· запуск проекта;
· сдача проекта.
Для контролирования ключевых событий составляется поэтапный план ключевых событий.
Руководителю передается информация о распределении и занятости используемых в проекте сотрудников.
Для реализации процессов используются различные виды ресурсов, разделяющихся на две основные группы:
· человеческий ресурс (сотрудники, группа проекта, внештатные консультанты и т.д.);
· материальные ресурсы ( оборудование, материалы и комплектующие, вспомогательные средства).
Основой для временного распределения расходов является календарный план, в котором указывается, когда начинаются и заканчиваются отдельные операции и на какой период времени приходятся расходы.
Рентабельность проектов подлежит оценке финансовой службы.
Планы проектов утверждаются руководителем.
Проект реализуется на основании данных планирования. При этом своевременно выявляются отклонения от проекта ( в сроках, расходах, продуктивности, качестве). В связи с этим осуществляется управление проектом:
· планирование контроль и управление;
· интегрированное наблюдение за основными проектными затратами времени, расходами и результатами;
· информирование подразделений и руководство проектами, обеспечение своевременной информацией по проекту.
Задачи проектного управления:
· запустить в действие проектный план;
· следить за реальными данными (сроки, часы и расходы);
· контролировать проект, сравнивая плановые и реальные показатели;
· проанализировать отклонения от проекта;
· определить и провести мероприятия по управлению проектом;
· привести в соответствие план проекта;
· обеспечение информированности и отчетности;
· утверждение обновленных вариантов плана проекта.
Основой для управления проектами являются запланированные показатели, которые выводятся из плановых заданий и целей проекта. Когда планирование проекта завершается, утверждаются плановые данные. Это означает, завершен этап планирования проекта и запущен в действие план проекта.
Чтобы определить состояние проекта, проводится сравнение плановых и реальных показателей. На его основе выявляются возможные отклонения. Отклонения от проектов касаются сроков, расходов и затрат времени. При этом проект приводится в соответствие с отклонениями.
Степень готовности обозначает отношение выполненной к критической дате работы к объему работы всего процесса, рабочего пакета или проекта Степень готовности проекта анализируется и контролируется.
В случае отклонений от проекта производятся следующие действия:
· обнаруживается отклонение;
· анализируется отклонение и устанавливается причина;
· разрабатываются регулирующие мероприятия;
· принимается решение о выборе мер;
· реализация мер;
· проверка принятых мер.
По окончании проектов формируется письменный отчет, обобщающий результаты проекта и накопленного опыта:
· запланированные сроки, затраты времени, и расходы сравниваются с фактическими показателями;
· цели проекта сравниваются с достигнутыми результатами, отклонения анализируются и документально обосновываются;
· в ходе проекта производится анализ препятствий и проблем, на основе которых вносятся предложения или осуществляются мероприятия по улучшению ситуации для будущих проектов;
· обобщаются основные показатели в базе данных, в которую включается вся накопленная информация;
· отчет об окончании проекта подписывается и утверждается.

Для эффективного управления проектами необходимо применение соответствующего программного обеспечения, которое должно удовлетворять следующим требованиям:
Структурный план проекта. Отображение структурного плана проекта в виде графика или таблицы.
Техника сетевого планирования. В программном обеспечении должны быть учтены функции техники сетевого планирования.
Планирование ресурсов и расходов. Планирование ресурсов и расходов, а также возможность оптимизации мощностей и расходов являются основными требованиями при управлении проектами.
Контроллинг. Функции контроллинга должны быть просты в применении и понятны. Прежде всего, должна быть обеспечена их прозрачность и доступность. Учет и сравнение фактических показателей с плановыми также должны стать основными задачами программного обеспечения.
Отчетность. Программное обеспечение должно быть снабжено функциями генерации отчетности по проекту. Должна существовать возможность составления табличного и сетевого представления планов, а также отчетов.
Обслуживание. Проектное программное обеспечение должно быть простым и удобным для пользователя, легким для обучения.
Интерфейс для других программ – должен быть стандартизирован